Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок действий и образец исправлений записей в трудовой книжке 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.
Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке
Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).
Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).
Методы корректировки записей в трудовой
Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2023 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.
Подробно как оформить вкладыш в трудовую книжку рассказано тут.
Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.
Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них
В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).
Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.
Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.
Трудовая книжка подтверждает важную информацию о профессиональной деятельности человека. Случается, что из-за человеческого фактора в ней появляются недостоверные сведения.
Правильность заполнения трудовых книжек обязательна, так как это серьезный документ с утвержденной формой оформления и заполнения.
Первоисточником корректных данных является приказ или иной документ. От него и требуется отталкиваться при исправлении сведений.
Недочеты при ведении трудовых книжек чаще всего допускаются на малых предприятиях, где соответствующей деятельностью занимается бухгалтер или секретарь (офис-менеджер).
Они могут не знать всех тонкостей заполнения трудовых книжек и допускать нарушения. Нередко это приводит к тому, что в недопустимых случаях текст зачеркивается, что сейчас в основном нельзя делать.
Раньше было легко и просто исправить любые данные таким образом — зачеркнув ошибку, вписать рядом правильную формулировку.
Даже такие слова как «исправленному верить» и заверить подписью и печатью (штампом) предприятия. Однако в настоящее время такой порядок не предусмотрен законодательством, поэтому его применение будет неверным.
Далее раскрыт процесс правильной корректировки ошибочно указанной информации в трудовой книжке.
В первую очередь, нужно правильно выбирать ручку (перо) и пасту (чернила) для внесения записей в трудовую книжку, так как любой канцелярский товар и цвет не допускаются при заполнении этого документа.
Например, капиллярной ручкой вносить такие записи нельзя, также, как и пастой красного или зеленого цвета.
Паста или чернила могут быть максимум фиолетовыми. Почерк должен быть понятным и четким, чтобы не вызывать лишних вопросов при чтении текстов.
Вносим изменения в трудовую книжку
В некоторых случаях у работодателя возникает необходимость не исправить ошибку, а внести некоторые изменения в трудовую книжку. Например при смене наименования организации или при переводе работника. Рассмотрим как внести запись об основных изменениях:
| Изменения | Как внести в трудовую книжку |
| Перевод работника на другую должность | · 3 раздел: «переведен на должность главного бухгалтера»
· 4 раздел: приказ о переводе |
| Смена наименования организации | Запись без номера об изменении вносится в графу «Сведения о работе»:
· 3 раздел «ОАО «Континент» с 1 марта 2017 года переименовано в ООО «Континент» · 3 раздел решение работодателя |
Что не подлежит исправлению?
Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.
Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.
Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.
Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Можно ли делать исправления в трудовой книжке?
Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.
Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.
Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.
Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.
Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.
Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.
Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.
А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.
Если сбилась нумерация
Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.
Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.
Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Нормативно-правовые акты, регламентирующие исправления в трудовой книжке
| Наименование нормативно-правовых актов | Номер документа | Описание |
| Трудовой кодекс | Статья № 66 | Данная статья регламентирует правовые аспекты порядок использования трудовой книжки в организации |
| Постановление Правительства | № 225 | Данное постановление определяет форму трудовой книжки |
| Постановление Правительства | № 225 Часть 3 | Определяет порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку |
Как внести исправление в трудовую книжку
При этом внесенные в трудовую книжку серия и номер вкладыша также подлежат корректировке.
Поэтому целесообразно сначала оформлять вкладыш, а затем, убедившись, что вся информация верна, вносить его данные. Персональные данные работника заполняются на титульном листе, их изменение имеет свои особенности: Изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения вносятся только на основании и при наличии соответствующего документа (паспорта, свидетельства о браке и т.п.). Неверные данные зачеркиваются одной чертой, подчистка, закрашивание не допускаются.
Новые данные указываются в строгом соответствии с подтверждающим документом. Их реквизиты нужно указать на внутренней стороне обложки бланка (п.2.3.
Инструкции). Они должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она предусмотрена учредительными документами). Новые данные о получении образования, профессии, специальности вносятся в виде дополнения к имеющимся данным (п.2.4. Инструкции)
На практике нередко возникает потребность исправить записи в трудовой книжке. Посмотри, какие на это счет действуют правила.
Внимание! Исправление ошибок на титульном листе ТК не допускается. Если при его заполнении допущены неточности, бланк считается испорченным. Его нужно списать, а для оформления книжки взять новый. Однако если у сотрудника изменилась личная информация (фамилия, образование), то это не является исправлением ошибки. Для внесения таких изменений есть соответствующие правила.
Основное правило, которым нужно руководствоваться — исправлять ошибки в ТК должен тот работодатель, специалист которого их допустил. Текущий работодатель может исправить ошибку в ТК только в том случае, если на это будет получено официальное письменное разрешение (справка) от допустившего ошибку работодателя. Однако на практике такой подход практически не применяется.
Поэтому если в отдел кадров явился бывший работник, в трудовой книжке которого неточность, исправить ее кадровик обязан. Даже если допустил ее не он, а ранее работавший специалист по кадрам.
Как быть, если работник принес трудовую с ошибками новому работодателю? Если ошибка кроется в персональных данных (имени, фамилии, дате рождения), принимать документ нельзя. О подобной ситуации мы писали в одной из прошлых статей.
Если записи о работе оформлены неправильно , важно помнить следующее. При расчете страхового стажа можно учитывать только те его периоды, которые оформлены корректно (пункт 24 приказа Минздрасвсоцразвития № 91 от от 06 февраля 2007 года). Если в ТК запись с ошибками другого работодателя (например, неверные формулировки или печать на записи о приеме), то кадровику следует попросить у работника иные документы, которые подтвердят периоды стажа.
Это может быть, например, справка с бывшего места работы или договор с копией приказа.
Также отметим, что отсутствие печати на титульном листе ТК не является причиной отказа в ее приеме. У компании или ИП, оформившего книжку, печати может не быть. Но даже если ее не поставили по оплошности, то эта ошибка не имеет никакого отношения ни к действующему работодателю, ни к работнику.
Поэтому такую ТК можно спокойно принимать и делать в ней записи.
Что делать с испорченными бланками трудовой книжки и вкладыша?
В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Когда без создания комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее не обойтись? Каким образом правильно составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какие есть варианты по исправлению записей, если поспешили внести сведения о выданной трудовой книжке или вкладыше в книгу учета их движения, а потом этот бланк оказался испорчен? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Приводим образцы приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, актов об уничтожении указанных бланков (составленных как комиссионно, так и единолично); примеры заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланков.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.
В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.
При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.
- В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
- В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
- При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.
Как правильно сделать корректировку
Особенности установления исправлений зависят от индивидуальной ситуации. Порядок исправления записей в новой трудовой достаточно прост.
Вместо старого документа выдается другой. Эта же книжка списывается и уничтожается — с учетом составления акта.
Если уже допущена ошибка, ее нельзя замазывать корректорами, исправлять или подтирать. Все методы разработаны законодательством и привязаны к необходимым ситуациям.
К примеру, изменять информацию допускается только в таких областях:
- данные относительно личных сведений по работнику;
- информация о работе и наградах лица.