Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обозначение отгула в табеле учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником организации, заполняется табель учета рабочего времени. Именно на основании табеля рабочего времени персоналу начисляется заработная плата. На практике организации и индивидуальные предприниматели обычно используют форму №Т-12 (№Т-13), хотя учетный табель можно разработать самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
По согласованию с администраций работник, вместо полагающейся ему повышенной оплаты за работу в выходной или праздничный день может взять отгул. Это день отдыха сотруднику не оплачивается, а выходной или праздник, который сотрудник провел на работе, подлежит оплате в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ, письмо Роструда от 18.02.2013 № НГ/992-6-1).
Чтобы посчитать зарплату работника без ошибок нужно правильно отметить отгул в табеле учета рабочего времени. Обозначение дополнительно дня отдыха зависит от того, какой формой учетного табеля пользуется организация.
При использовании организацией самостоятельно разработанных форм код для обозначения отгула можно установить произвольно (ст.7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если компания применяет унифицированные формы, то отгул обозначается кодом «НВ» или «28». Именно так отмечается отгул в табеле учета рабочего времени в 1С.
Что касается организаций бюджетного сектора экономики, то для данной категории организаций разработана форма № 0504421 (приказ Минфина России от 30.03.20155 № 52н). Именно с ее помощью ведется учет рабочего времени. Однако она не предусматривает специального кода для обозначения отгула. Как отметить в табеле отгул за работу в выходной день в бюджетной организации? Все просто: нужно использовать код «А» (неоплачиваемая неявка с разрешения администрации). Подробнее об обозначениях в табеле учета рабочего времени можно прочитать в Методических рекомендациях, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Сокращения, используемые в табеле учета рабочего времени
Табельный учет рабочего времени сотрудников в организациях ведется в соответствии как с ТК РФ (в частности, об этом говорит ст. 91), так и актов исполнительной власти. В частности, постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены формы табелей Т-12 и Т-13, а также правила их заполнения. Хотя с 01.012013 это постановление не является обязательным, утвержденные им формы табелей во многих организациях применяются до сих пор. При этом для бюджетных организаций является обязательной форма № 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Для заполнения табеля используется стандартная таблица сокращений, позволяющая с помощью 1-2 букв или цифр описать конкретную ситуацию.
Как ведется учет рабочего времени?
Табель учета может вестись 2 способами — в электронном или печатном виде. В первом случае используется унифицированная форма Т-13, во втором — Т-12.
Важно отметить, что при оформлении табеля первым вариантом, в нем отмечаются дополнительный графы для расчета заработной платы сотрудников.
Важно! Форма учета рабочего времени обязательно должна присутствовать в каждой компании вне зависимости от рода ее деятельности.
В нем обозначается информация о явках трудящихся граждан на рабочее место, а также фактах их отсутствия, отгулах.
Если сотрудника в какой-либо день не было на работе, в табеле проставляется причина, по которой произошло это событие.
Также отмечаются сведения о командировках, всех видах отпусков, предоставленных отгулов, простоях производства. Помимо этого, в него проставляются сведения о периодах временной нетрудоспособности граждан и времени нахождения в декрете.
Для обозначения каждого определенного обстоятельства используются общепринятые символы и коды, расшифровки которых обозначены на титульном листе формы Т-12.
Отгул: определение и детали
Отгул обозначает один день отдыха и невыхода на работу, однако, эта формулировка употребляется только в разговорной речи. Трудовой кодекс его учитывает, но заменяет рабочим днем для отдыха в случае, если данное время уже было отработано в прошлом. Например, нередко приходится выходить на работу в субботу или воскресенье, тогда один из рабочих дней недели может стать выходным. За работу в выходной день можно получить надбавку к зарплате в двукратном размере.
Любая оплата наемного труда регулируется нормами Трудового кодекса РФ. Правила оформления работы в государственные праздничные дни, выходные и нерабочие смены по графику тоже прописаны в этом документе. Появление в офисе в перечисленный выше период будет оплачено не по обычной ставке за 8 или 9 рабочих часов (в зависимости от предприятия), а по удвоенной. Соответственно, трудиться в такое время сотруднику выгоднее. Чтобы компенсировать переработку, специалист может выбрать один из вариантов:
- увеличение заработной платы за текущий месяц;
- взять отгул за работу в выходной день.
Сотрудник имеет полное право принять самостоятельное решение, как поступить в данной ситуации, не обращая внимания на советы руководителя или кадровиков. Выбор предлагается лишь из одной опции, если со специалистом заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев. В этом случае отразить отгул нельзя: доступна лишь денежная компенсация.
Важно! Отмечаем еще одну деталь, часто ускользающую от работников. Если они выбрали за отработанное время отгул, то все равно должны получить компенсацию к зарплате за выход на работу. Она будет совпадать с однодневной оплатой труда (не двойной).
Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки
Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2020. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (по статье приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н).
Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.
При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.
Применение типовых форм для учета рабочего времени обязательно? Ответ. Обязательным выступает сам учет рабочего времени. Если он отсутствует, то на основании чего выплачивается зарплата? Форму для учета работодатель выбирает самостоятельно: одну из типовых, либо разработанную на предприятии. Законодательством это не запрещено.
На государственных предприятиях используются типовые формы. Вопрос 3. Больничный лист сотрудник сдал в отдел кадров. Когда будет проведена выплата пособия? Ответ. Больничный оплатят сотруднику в ближайший зарплатный день (день получения аванса или зарплаты). Вопрос 4. Сотрудник заболел, будучи в служебной заграничной поездке. В медучреждении ему отказали в замене иностранной справки на отечественный образец. Что делать дальше? Ответ.
Лицо, заполнявшее и исправлявшее табель, должно расписаться.Нарушения Помните: даже при невыясненных причинах, невозможности связаться с работником и т. п. нельзя оставлять графы в табеле пустыми. Больничный в табеле нужно отражать обязательно. Любая проверка сочтет данный факт грубым нарушением и выпишет штраф. Заинтересоваться табелем может как трудовая, так и налоговая инспекция, которую интересует сверка его данных и платежно-расчетных ведомостей.
Расхождения в этих документах показывают, что неправильное начисление работнику заработной платы привело к неверному расчету налога. Поэтому санкции не заставят себя ждать (ст. 120 НК РФ). Также см. «Как оплачивается больничный лист в 2020 году».
Порядок оплаты отгула
В большинстве ситуаций каждый работник имеет право сам выбрать порядок предоставления заслуженной компенсации за переработанное время. Кто-то предпочитает получить оплату такого дня в повышенном размере, в то время как другие желают оформить себе один день отгула. Единственным важным нюансом будет выступать тот факт, что конкретный способ компенсирования должен быть оговорен сторонами заранее, после составления соответствующего приказа.
Исключениями при этом будут являться донорские дни. Они могут быть оплачены исключительно в одинарном размере, но с предоставлением обязательного дня отдыха после сдачи крови. В качестве документальных подтверждений факта необходимости предоставления отгула можно использовать справки из медицинского учреждения, которые свидетельствуют о том, что гражданин действительно являлся добровольным донором в определенный день.
В том случае, если сотрудник увольняется, а у него имеются неиспользованные дни отгула, руководство обязательно должно позаботиться о том, чтобы он взял их, либо назначить соответствующее денежное компенсирование.
Какой буквой в табеле обозначается отгул за ранее отработанное время
Он служит для расчета зарплаты, опираясь на его данные, начисляются и другие трудовые выплаты – премии. Правила оформления отгула в табеле учета рабочего времени Оплачиваемый отгул в табеле учета рабочего времени Каждый работник имеет право на оплачиваемый пропуск дня на протяжении работы на определенной должности. Во многих фирмах, учреждениях, корпорациях, есть свои внутренние правила на счет подобных отгулов. Диапазон их может быть весьма разным. Самый минимальный, как правило, это три месяца. Для всех работодателей есть определенные нормы, которые ограничивают их в управлении отпусками. Если они нарушают срок отпуска, а может даже отменяют его, наказывая сотрудников за какие-либо провинности, то за такое можно наказать как штрафом, так и уголовной ответственностью.
Коды, которыми обозначают отсутствие на работе
- К (06) — работник был в командировке;
- ПК (07) — работник на курсах повышения квалификации;
- ПМ (08) —работник на курсах повышения квалификации в другой местности;
- ОТ (09) — в ежегодном основном оплачиваемом отпуске;
- ОД (10) — в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске;
- У (11) — в учебном отпуске с сохранением среднего заработка;
- УВ (12) — в учебном отпуске с сокращенным рабочим графиком и частичным сохранением среднего заработка;
- ПК (07) — на курсах повышения квалификации с отрывом от производства;
- Б (19) — болел, в том числе находится на самоизоляции в связи с эпидемией коронавируса, пособие назначается;
- Т (20) — болел, пособие не назначается;
- ДО (16) — в отпуске за свой счет с разрешения работодателя;
- ОЗ (17) — в отпуске за свой счет в случаях, предусмотренных законодательством;
- Р (14) — отпуск по беременности и родам;
- ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком;
- ПР (24) — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна.
Отгул в табеле учета рабочего времени в 1с
Отразить информацию об отгуле в табеле учета рабочего времени можно при помощи специальной программы 1С. Она существенно упрощает внесение данных об отгуле. Чтобы научиться пользоваться программой, гражданину потребуется ознакомиться с основными принципами работы. Если необходимо зафиксировать работу в выходной или праздничный день в табеле учета рабочего времени, данные нужно вводить с помощью кодов «РВ» или «03». Во внешних строках фиксируется продолжительность осуществления трудовой деятельности в этот период. Если сотрудник решил взять отгул, этот факт фиксируется в документе при помощи кодов «НВ» или «28». Нижняя строка при этом не заполняется.
Предоставленный работодателем отдых входит в трудовой стаж. Период, в течение которого сотрудник отсутствовал на своем месте, регистрируется в программе документом “невыходы в организациях”. В нем отмечается следующая информация:
- какой промежуток времени отсутствовал работник предприятия (полная или неполная смена);
- дата начала отсутствия;
- дата окончания отсутствия.
Во время предоставленного отдыха происходит начисление заработной платы. Этот факт также фиксируется в табеле учета рабочего времени при помощи программы 1С. Для осуществления действия используется документ “оплата праздничных и выходных дней”. Особенности заполнения зависят от размера начисления. Если сотрудник получает выплату в двойном размере, на него создается две строки. В графу “начисление” вносится запись оплаты праздничных и выходных дней и доплата за работу в выходные и праздничные дни. Если присутствует вторая формулировка, это значит, что денежные средства перечисляют в двойном размере.
Периодически в действующее законодательство вносят изменения. Они могут касаться и фиксации информации об отгуле в табеле учета рабочего времени. Так, в силу вступило новое правило, которое обязывает заверять вносимые изменения у руководителя. При этом сегодня разрешается вести сплошной табель учета рабочего времени или фиксировать в нем любые разновидности отдыха работников.
Существуют и другие коды, при помощи которых можно конкретизировать причину предоставления отдыха. В табеле могут быть проставлены следующие обозначения:
- (Я, 01) – обычное рабочее время. Обозначение дополняется количеством отработанных часов.
- (С, 04) – сверхурочная работа. Уполномоченный сотрудник обязан зафиксировать количество переработанных часов, за которые в последующем можно получить компенсацию.
- (Г, 23) – донор не явился в день сдачи крови.
Где фиксируется отгул?
Существует практика, когда никаких отклонений от нормального рабочего графика кадровики не фиксируют.
Данные в худшем случае запоминаются непосредственным руководителем, в лучшем — заносятся во внутренний регистр предприятия, журнал регистрации выходов или другой локальный документ.
Табель выглядит так, как будто никаких отклонений от графика не происходило. Подобный подход плох тем, что в случае нестандартных ситуаций (авария, выявление хищения, травма) через некоторое время будет трудно доказать присутствие или отсутствие человека на рабочем месте именно в этот день. Поэтому стоит обязательно оформлять отгулы документально!
При выявлении потребности в переработке составляется приказ с указанием причин и способа оплаты, с которым работник должен высказать своё письменное согласие. Невыход оформляется на основании подписанного заявления работника.
Документом, по которому бухгалтерия начислит заработную плату (и, после подачи сведений в ПФР — пенсионный стаж) служит табель учета рабочего времени.