Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.
Учредительные документы.
Аутсорсинг хранения документов
Компания «Инфолоджистикс» принимает на хранение любые виды документации:
- первичные документы,
- договоры поставки и оказания услуг,
- внутренние документы компании,
- проектную документацию
- кадровую документацию,
- анкеты и иные документы с персональными данными,
- медицинские карты и прочие документы по обслуживанию пациентов
- документы бухгалтерского и финансового учета,
- кассовые документы,
- кредитные и страховые досье,
- иные документы
Продолжительность оказания услуги:
| Краткосрочное хранение | Длительное хранение |
|---|---|
| Предоставляем услуги по хранению документов на время ремонта или релокации офиса. | Обеспечиваем хранение архивных документов вне офиса в течение всего срока, установленного законодательством. |
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.
При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.
Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:
- используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
- в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.
Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации?
Для всех видов бухгалтерской документации строго прописаны сроки, в течение которых организация обязана их хранить. Они регламентируются следующими нормативными актами:
- Налоговым кодексом РФ;
- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
- Письмами Министерства финансов России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270 (О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли), от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278 (Налоговый учет: хранение документов, подтверждающих объем понесенного убытка) и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104 (О сроках хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов);
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558.
Прививка от претензий налоговиков: как хранить документы вне офиса
Из материалов на сайте налоговой службы: в ходе выездной проверки организация не представила контролерам требуемые документы. Определить действительный размер доходов и расходов налоговики не смогли и воспользовались расчетным методом.
Основой для расчета стала деятельность аналогичных организаций: размер выручки, численность сотрудников и другие существенные показатели, которые используют для определения налогооблагаемой базы.
Ко дню судебного заседания организация успела восстановить часть утерянной документации, но суд доказательную базу не принял. Основание: суд не вправе подменять инспекцию в осуществлении контрольных функций. Так как ответчик не смог обоснованно объяснить, почему документы не могли быть предъявлены в ходе проверки, суд оставил решение инспекции в силе.
Сумма доначисленного контролерами налога на прибыль составила 9 187 тысяч рублей (решение АС Свердловской области от 07.10.2014 по делу № А60-22286/2014).
Для руководителя крайне важно определить перечень документов, необходимых для хранения в архиве, особенно основательно нужно определиться с документами, составляющими коммерческую тайну. В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна, связанная с ноу-хау предприятия, является элементом маркетинга и отражается на прибыли. Утечка коммерческих секретов из компании может здорово навредить или даже полностью уничтожить бизнес. Работник, имеющий доступ к такой информации, обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия. Разглашение тайны, утрата ее носителей, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влекут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Для сотрудников компании, связанных с конфиденциальными сведениями, содержащимися в грифованных документах, необходимо внедрить соответствующую систему доступа: составляется перечень сведений, содержащих коммерческую тайну, определяется ценность того или иного документа и присваивается соответствующий гриф. Сотрудник должен работать только с теми сведениями и документами компании, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, а также знать, какие сведения подлежат защите, и неукоснительно соблюдать правила пользования ими.
Закон N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» содержит ряд важных положений, которые должны быть использованы на практике руководителями предприятий для защиты любой конфиденциальной информации. Например, п. 1 ст. 10 Закона устанавливает перечень обязательных мер по охране конфиденциальности информации, которые должны приниматься ее обладателем:
- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
- учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения).
При этом желательно организовать на своем предприятии конфиденциальное делопроизводство. А оно предусматривает:
- назначение должностного лица, ответственного за учет, хранение и использование таких документов;
- установление порядка работы с такими документами;
- отдельную регистрацию документов и формирование дел;
- организацию выдачи и хранения документов;
- проверку наличия документов;
- соответствующее архивное хранение и уничтожение документов.
Рассмотрим плюсы внеофисного хранения документов
- Архивохранилище для внеофисного хранения документов не требует вложений (ни в строительство, ни в оборудование); не требует постоянного контроля за работой, компетентностью, чистоплотностью и честностью персонала; не требует присутствия на складе работников компании-клиента.
- Архивохранилища для внеофисного хранения документов хорошо оборудованы, в них поддерживается эстетический и логический порядок, весь персонал высококвалифицированный.
- Услуги внеофисного хранения документов включают в себя разнообразные дополнительные сервисы.
- Внеофисное хранение документов дает возможность снять с плеч руководства вопрос о хранении временно не требующийся документации и заниматься исключительно бизнесом, не утопая в большом количестве мелких проблем, которые всегда сопутствуют любым бумажным вопросам.
Как определить важность бухгалтерских документов для организации?
Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.
Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.
Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Ведение бухгалтерского учета может быть передано сторонней фирме или, к примеру, централизованной бухгалтерии. В таком случае между компаниями оформляется договор на бухгалтерское обслуживание. Причем правила и сроки хранения бухгалтерской документации должны быть обозначены в отдельном порядке. Рекомендуется подготовить дополнительное соглашение с обслуживающей компанией.
В соглашении учтите все особенности и требования к ведению документооборота и хранения бумаг. Иначе обслуживающая фирма не будет нести ответственность за сохранность и правильность оформления документов.
С периодами обеспечения сохранности первички определились. Теперь обозначим, с какого момента начинать этот срок высчитывать. Если неправильно определить отсчетную точку, можно нарваться на санкции от контролеров.
В соответствии с п. 2 ст. 21.1 закона № 127-ФЗ, срок хранения документации следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством.
Например, кассовый ордер был выписан в марте 2020 года. Следовательно, срок его хранения начинайте исчислять только с 1 января 2020 года. Храните кассовый ордер не менее 5 календарных лет. То есть уничтожить документ можно будет не ранее 1 января 2025 года. Но только при условии, что по отчетному периоду 2020 года была проведена ревизия. Если проверки не было, рекомендуем сохранять документацию дольше.
Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации
относятся документы, связанные с организацией системы управления компанией, планированием деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.
К ним можно отнести учредительные и прочие регистрационные документы — устав, свидетельства о государственной регистрации, ИНН, регистрацию в фондах, статистике и так далее. А также лицензии и разрешения, сертификаты, свидетельства на товарный знак, свидетельства о праве собственности – все основные документы компании, без которых она не может функционировать и восстановление которых в случае утраты занимает достаточно продолжительное время.
Кроме того:
- протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;
- приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;
- переписка; документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий; договора, договорная документация;
- документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы; документы ценообразования: прейскуранты, тарифы, ценники, справки и расчеты
- документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.
- Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные. К ним обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими документами.
- Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании — планы счетов, учетная политика, аналитические и синтетические счета учета, учетные регистры, документы по учету основных средств и нематериальных активов (для начисления амортизации и погашения стоимости), учета и списания ТМЦ (например, материалов), формирования себестоимости продукции, учету и списанию ГСМ, расчеты по командировкам, авансовые отчеты, кассовые документы, расчеты по налогам, акты сверок и так далее. Какие-то из них формируются по установленной (унифицированной) форме, другие – в произвольной, утвержденной самой организацией. Но все они связаны непосредственно с отражением хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия и расчетом налогов. Обычно такие документы формируются в бухгалтерии, а Вам остается только их подписать.
- Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.
- Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением наличных денежных средств.
- Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых — чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее. Обычно изготавливаются типографским способом.
- Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.
Например, проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В отношении формирования, учета и хранения таких документов рекомендуем руководствоваться, в том числе, и отраслевыми нормами.
Теперь о том, а собственно, зачем и сколько времени нам все это хранить?
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес
При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):
- Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
- Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
- Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.
Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.
Учетные и отчетные документы организации и ИП
Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
К бухгалтерским документам организации относят:
- Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
- Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
- Учетная политика;
- Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:
- Налоговые декларации;
- Книги учета доходов и расходов;
- Счета-фактуры;
- Книги покупок и книги продаж;
- Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
- Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:
- Кассовые документы и книги;
- Банковские документы;
- Ордера, табели;
- Накладные;
- Авансовые отчеты;
- Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
- Акты о списании ТМЦ;
- Квитанции и др.
Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:
- Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
- Протоколы разногласий по договорам;
- Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
- Паспорт сделки;
- Договоры о материальной ответственности;
- Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
- Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).