Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НДС по расходам на командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Как учесть НДС в авансовом отчете
Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.
Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.
В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.
Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:
| Дебет 20, 26, 44, 91 | Кредит 71 | Сумма в соответствии с авансовым отчетом |
| Дебет 19 | Кредит 71 | НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо |
| Дебет 68 | Кредит 19 | НДС принимается к вычету |
Как учесть НДС в авансовом отчете
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.
Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.
В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.
Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:
| Дебет 20, 26, 44, 91 | Кредит 71 | Сумма в соответствии с авансовым отчетом |
| Дебет 19 | Кредит 71 | НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо |
| Дебет 68 | Кредит 19 | НДС принимается к вычету |
Что делать с НДС в чеке без счета-фактуры
Прежде всего, остановимся на том, что согласно статей 171 и 172 Налогового Кодекса РФ в данной ситуации налогоплательщик может уменьшить начисленный в бюджет НДС на сумму вычетов, но вычеты правомерны только при наличии счетов-фактур и сами расходы должны быть направлены на осуществление операций, облагаемых НДС.
Это официальная позиция контролирующих органов, поэтому ответ в данной ситуации: принимать к вычету данную сумму нельзя (Письмо Минфина России от 13.08.2018 г. № 03-07-11/57127, Письмо Минфина России от 14.02.2017 г. № 03-07-11/8245, Письмо Минфина России от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51).
Как выход в данном положении можно попробовать обратиться к продавцу с запросом о заключении договора и выставлении официальных документов. Такой вариант предлагается в Письме МНС России от 10.10.2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268, однако на практике часто бывает невозможным к исполнению по самым разным причинам и обстоятельствам.
В ООО «Ромашка» секретарю Колокольчиковой К.К. были выданы в подотчет денежные средства на сумму 5 000 рублей на почтовые расходы. Колокольчикова К.К. израсходовала все денежные средства и приложила к авансовому отчету чек на сумму 5 000 рублей, в котором отдельной строкой был выделен НДС на сумму 500 рублей. Какие проводки будут сделаны в следующей ситуации:
- Приобретены услуги почты: Д-т 26 (44) К-т 71 – 4 500 рублей;
- Отражена сумма НДС, выделенная в чеке: Д-т 19 К-т 71 – 500 рублей;
- Сумма НДС включена в состав прочих расходов: Д-т 91 К-т 19 – 500 рублей;
- Отражено постоянного налоговое обязательство: Д-т 99 К-т 68 – 100 рублей (500 х 20% ставка налога на прибыль).
Ошибки заполнения авансового отчета
Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.
Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:
- дату составления;
- структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
- Ф.И.О. полностью;
- табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
- должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
- назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).
Что Минфин РФ говорит про вычет НДС по кассовому чеку
Скрытый текст
- товары покупались в розницу (даже в том случае, если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой);
- компания желает включить НДС в состав расходов при исчислении налога на прибыль.
Была рассмотрена распространенная ситуация. Сотруднику выдаются деньги под отчет на приобретение офисных принадлежностей, например. Счет-фактура отсутствует. Работник оформляет авансовый отчет и прикладывает к нему кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС. Компания задается вопросом, вправе ли бухгалтер принять НДС к вычету. Если сделать это невозможно, то можно ли отнести НДС в состав расходов при исчислении размера налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?
Следует обратить внимание на то, что с 1 июля 2020 года все продавцы товаров и услуг перешли на онлайн-кассы, а это значит, что абсолютно все кассовые чеки будут включать в себя сведения об НДС и ставке налога – таково требование закона «О применении кассовой техники в РФ».
Минфин РФ подчеркивает, что, согласно указаниям п. 1 ст. 172 НК РФ, вычет НДС можно производиться на основании следующих документов:
- Счета-фактуры, выставленного продавцом.
- Документов, доказывающих уплату НДС, удержанного налоговыми агентами.
- Документов, которые доказывают факт уплаты НДС при ввозе товаров на территорию Российской Федерации.
- Каких-либо других документов в случаях, когда может быть оформлен вычет НДС, уплаченного организацией в составе представительских или командировочных расходов, а также непосредственно в бюджет.
Ответы на распространенные вопросы про вычет НДС по кассовому чеку
Вопрос №1:
Можно ли быть уверенным в том, что налоговая инспекция при проведении выездной проверки не откажет в вычете НДС по причине отсутствия счета-фактуры?
Ответ:
ФНС придерживается мнения, согласно которому вычет по НДС может производиться только при наличии счета-фактуры. Поэтому, если у налогоплательщика имеется только кассовый чек, в котором НДС выделен отдельной строкой, претензий налоговой инспекции не избежать, несмотря на то, что мнение арбитражных судей не сходится с позицией ФНС. Единственная возможность избежать претензий – оформить покупку товара в специальном договорном отделе магазина, где продавцы оформляют счет-фактуру, накладную и РКО для покупателей, рассчитавшихся наличными.
Вопрос №2:
Имеется кассовый чек на покупку товара в розничном магазине. Можно ли принять НДС к вычету без счета-фактуры, если товар приобретен не с целью использования его в процессе хозяйственной деятельности фирмы?
Ответ:
К вычету разрешается принимать НДС при покупке товара, который приобретался с целью перепродажи или использования в хозяйственной деятельности предприятия. Если товар покупался с иными целями, НДС принять к вычету нельзя в любом случае.
Что Минфин РФ говорит про вычет НДС по кассовому чеку
Скрытый текст
- товары покупались в розницу (даже в том случае, если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой);
- компания желает включить НДС в состав расходов при исчислении налога на прибыль.
Была рассмотрена распространенная ситуация. Сотруднику выдаются деньги под отчет на приобретение офисных принадлежностей, например. Счет-фактура отсутствует. Работник оформляет авансовый отчет и прикладывает к нему кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС. Компания задается вопросом, вправе ли бухгалтер принять НДС к вычету. Если сделать это невозможно, то можно ли отнести НДС в состав расходов при исчислении размера налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?
Следует обратить внимание на то, что с 1 июля 2020 года все продавцы товаров и услуг перешли на онлайн-кассы, а это значит, что абсолютно все кассовые чеки будут включать в себя сведения об НДС и ставке налога – таково требование закона «О применении кассовой техники в РФ».
Минфин РФ подчеркивает, что, согласно указаниям п. 1 ст. 172 НК РФ, вычет НДС можно производиться на основании следующих документов:
- Счета-фактуры, выставленного продавцом.
- Документов, доказывающих уплату НДС, удержанного налоговыми агентами.
- Документов, которые доказывают факт уплаты НДС при ввозе товаров на территорию Российской Федерации.
- Каких-либо других документов в случаях, когда может быть оформлен вычет НДС, уплаченного организацией в составе представительских или командировочных расходов, а также непосредственно в бюджет.
Суды: вычет возможен, если в чеке выделен НДС
Правовая позиция о возможности вычета НДС на основании кассового чека была сформулирована еще Президиумом ВАС РФ. В постановлении от 13.05.2008 № 17718/07 он рассмотрел ситуацию, когда предприниматель занимался перевозками пассажиров на такси и приобретал для этой деятельности в розницу ГСМ.
При проведении проверки декларации по НДС налоговики запросили у бизнесмена документы, подтверждающие право на вычет НДС. Он представил кассовые чеки АЗС.
Поскольку счетов-фактур у предпринимателя не было, налоговики доначислили ему НДС. Суды трех инстанций поддержали налоговиков.
Но Президиум ВАС РФ указал, что суды не учли положения п. 7 ст. 168 НК РФ о том, что в рознице требования по выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал кассовый чек. Предприниматель закупал бензин в розницу на АЗС.
«Розничный» НДС: особенностей вычета НК РФ не предусмотрено
Согласно п. 2 ст. 171 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), предназначенных для использования в налогооблагаемых операциях, подлежат вычетам.
Мнение эксперта
Макаров Игорь Тарасович
Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.
Налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ по приобретенным товарам (работам, услугам), производятся на основании (п. 1 ст. 172 НК РФ):
счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг);
документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами;
иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6 – 8 ст. 171 НК РФ.
В указанном списке нас интересуют иные документы, «действующие» в определенных (см. таблицу ниже) случаях и дающие право налогоплательщику предъявить к вычету НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) при отсутствии счетов-фактур.
Как уменьшить к уплате в бюджет сумму налога на добавленную стоимость с помощью предоплаты?
Для того чтобы уменьшить сумму налога на добавленную стоимость, есть несколько способов. Один из них – приобретение товара накануне сдачи декларации. При получении от продавца авансового счета-фактуры на сумму предоплаты покупатель получает право принять НДС с этой суммы к вычету (п. 12 ст. 171 НК РФ), что позволит уменьшить НДС к уплате в бюджет.
В заключение отметим, что Налоговый кодекс определяет пользование вычетом налога на добавленную стоимость по авансовым платежам как право, а не обязанность. Организации могут воспользоваться этим правом либо могут вести учет другим удобным способом.
В случае проведения вычета по сумме предоплаты, налогоплательщик должен иметь следующие документы:
- правильно оформленный счет-фактуру на аванс от покупателя;
- документы, которые подтверждают фактическое проведение предоплаты;
- договор, по которому предусматривается перечисление предоплаты.
Суды демонстрируют иной подход
Вывод Президиума ВАС согласуется с позицией, изложенной в Определении КС РФ от 02.10.2003 № 384-О, разъясняющей, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по НДС. Вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату данного налога.
Номер судебного решения
В обоснование налоговых вычетов общество представило кассовые чеки с выделенным НДС, выданные работникам общества при приобретении ГСМ, а также авансовые отчеты, журнал-ордер по счету 19 и книги покупок. Суд пришел к выводу, что для общества кассовый чек, оформленный надлежащим образом, заменяет счет-фактуру и может являться основанием для принятия НДС к вычету
Применение вычета в отношении запасных частей, приобретенных в розницу, на основании чеков ККТ с выделенной суммой налога правомерно
Контрольно-кассовый чек, оформленный надлежащим образом, заменяет счет-фактуру для целей подтверждения права на вычет НДС
Основанием для вычета НДС являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (в том числе кассовый чек с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога), либо бланк строгой отчетности, в котором указана сумма налога
Особенности командировочных расходов
Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.
Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).
Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.
Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.
В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.