Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и оформление представительских расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Директора или фактические собственники предприятий выводят с помощью представительных расходов капиталы на свои личные нужды, хотя их начальная цель сводится к другому. С точки зрения общепринятой практики, представительские расходы – те траты, которые способствуют улучшению имиджа компании, а также скорейшему заключению сделок с новыми партнерами (примерно так). К таким расходам можно отнести покупку дорогостоящего автомобиля для встреч бизнес-партнеров из за рубежа, приобретение картин знаменитых художников для выставочного зала, заказ аквариума с золотыми рыбками – да все, что угодно. С точки зрения НК РФ, в частности, подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Возникает вопрос, каким образом золотые рыбки помогут в «производстве» и «реализации»? В теории, это можно доказать устными разъяснениями директора в ходе камеральной проверки в ФНС, однако, будучи реалистами, из-за них никто ругаться и штрафовать не будет. В то же время, если на месте золотых рыбок оказалась целая стая рифовых акул в огромном аквариуме, то инспекторы ФНС за словом в карман не полезут…
Но не все так плохо. В НК РФ мы дополнительно нашли еще одну сноску на представительские расходы, отображенную в пункте 2 статьи 264 НК РФ, в которой указано доподлинно следующее:
«К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц». Далее приводится перечень этих лиц, среди которых бизнес-партнеры, а также члены совета директоров, приехавшие из разных концов города или страны на очередное собрание.
Принцип разумности при учете представительских расходов
При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.
К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.
Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.
Иногда споры возникают из-за проведения переговоров не на территории РФ, а на заграничных курортах. Формально место проведения мероприятия не ограничено территорией России, наоборот, в налоговом законодательстве сказано — «независимо от места проведения мероприятий». Однако риск того, что налоговики начнут детально разбираться в ситуации, все же есть.
В подобных случаях у налогоплательщиков могут возникать налоговые риски, поскольку с большой долей вероятности ИФНС признает указанные представительские расходы необоснованными. И в этой ситуации имеются риски не только по налогу на прибыль, но также по НДФЛ и страховым взносам.
Практика судебных разбирательств показывает, что иногда суды принимают сторону налогоплательщиков, однако не все хозяйствующие субъекты готовы отправляться в суд для разрешения конфликтной ситуации с налоговой инспекцией. Кроме того, некоторые компании и вовсе не учитывают сомнительные расходы в качестве представительских, хотя и могли это сделать, а потому фактически увеличивают базу для расчета налога на прибыль, повышают свою налоговую нагрузку и дарят деньги в бюджет.
Для уменьшения налоговых рисков необходимо делать следующее:
- оформлять протоколы деловых встреч, в которых подробным образом расписывать все моменты по целям переговоров и достигнутым результатам;
- формировать списки приглашенных лиц, а также наименования компаний, принимающих участие в официальном мероприятии;
- проверять соответствие количества человек, указанных в договоре на организацию деловой встречи, фактическому числу участников мероприятия (этот момент особенно важен при ресторанном обслуживании, в котором указывается число обслуживаемых лиц);
- контролировать оформляемые документы, чтобы в них не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий, к примеру, избегать слов концерт, бассейн, артисты, баня, экскурсия и т.д.
Критерии определения представительских издержек
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Это часто приводит к недопониманию между инспекцией и представителями бизнеса. Последним кажется, что мероприятие с его расходами вполне подходит под официальный формат. Налоговики же не всегда соглашаются.
Если стороны не договорятся, рассудить их сможет только Арбитражный суд. Чтобы не допускать споров на досудебном этапе, стоит ориентироваться на критерии для подобных расходов.
Можно ли учитывать представительские расходы, если встреча оказалась безрезультатной?
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В арбитражной практике есть примеры, где судьи соглашаются с тем, что могут относиться к представительским расходам затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых соглашения не были подписаны (см., например, постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18, ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 по делу № А07-6263/08). Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО от 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).
В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.
Как доказать что расходы направлены на получение дохода
Нормы НК РФ не указывают перечень расходов, которые налогоплательщик вправе отнести к представительским. Однако налоговики сами ограничивают их круг. Например, они считают, что к представительским затратам нельзя отнести спиртные напитки и кальян. Но такие расходы вполне соответствуют обычаям делового оборота. На встречах и пьют и курят.
Суды не согласны с инспекциями и подтверждают правомерность расходов на алкоголь. Так как эти затраты нужны чтобы поддерживать сотрудничество с контрактом. Следовательно, она направлены на извлечение дохода (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.13 № А55-14189/2012). ФАС Уральского округа в своем постановлении от 10.11.10 № Ф09-7088/10-С2 указал, что налогоплаельшик сможет доказать правомерность расходов на алкогольные напитки если представит следующие документы:
- авансовые отчеты;
- сметы;
- товарные и кассовые чеки;
- акты о списании представительских расходов;
- служебные записки.
Так же налоговики против учета расходов на визовую поддержку, оплату проезда и проживания деловых партнеров. Их позицию поддерживает и Минфин. Компания не вправе учесть затраты на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, поскольку такие расходы отсутствуют в кодексе (письмо от 01.12.11 № 03-03-06/1/796).
При выстраивании защиты компании стоит указать, что понятие «обслуживание», отмеченное в пункте 2 статьи 264 НК РФ, имеет широкий смысл. К обслуживанию можно отнести, в том числе и обеспечение представителей контрагентов жильем. Так же чиновники Минфина в своем письме от 05.06.15 № 03-03-06/2/32859 отметили, что к представительским расходы можно также отнести затраты на проведение переговоров с физлицами, как фактическими, так и потенциальными клиентами компании.
Необязательно спросить о составе представительских расходов. Потенциально спорные затраты можно включить в состав прочих расходов. Тогда их нормировать не придется. Главное, чтобы эти расходы очевидным образом были направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Воспользуемся условиями примера 1. За 1 квартал 2019 года для налога на прибыль было учтено 60 тыс. руб. из общей суммы затрат 100 тыс. руб.
Перечень документов предшествующих формированию статьи затрат
Документальное подтверждение выделения средств на проведение встреч и переговоров служит основой для списания затраченных сумм.
Основанием для трат служит:
- Приказ вышестоящего руководства, директора или лица, его замещающего. Этот документ включает конкретные время и дату проведения встреч, место переговоров, перечень всех участников.
- Смета затрат на проведение мероприятия. Составляется раздельно по каждому этапу возникновения трат: транспорт, обслуживание в ресторане. Документ утверждается в обязательном порядке директором предприятия.
- Перечень, указывающий на последовательность проведения мероприятий. Действует только с приказом.
- Отчет о результатах встреч. Составляет его ответственное лицо, он имеет схожую структуру с приказом. Отражает результат встречи.
- Акт списания расходов. Отражает полную картину в денежном выражении. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
- Первичные документы, подтверждающие траты: акты выполненных работ, чеки и т. д.
Один из видов расходов, которые организация может учесть при расчете налога на прибыль – это представительские расходы. Под ними понимаются затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на проведение переговоров с контрагентами: организациями и физическими лицами;
- на организацию заседаний управляющего органа фирмы (совета директоров и т.д.).
Также установлен и довольно пространный перечень расходов, которые можно отнести к представительским. К ним относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- на прием представителей партнеров при участии представителей организации (гостей можно отвести в ресторан или приготовить угощение самостоятельно);
- транспортное обеспечение мероприятия (к нему относится доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно);
- буфетное обслуживание деловых партнеров и должностных лиц компании во время переговоров (на практике это могут быть как услуги сторонних организаций, так и организация угощения своими силами);
- услуги переводчиков, которые не состоят в штате организации.
Учет материальных запасов казенными учреждениями
С 1 января 2011 года казенные учреждения в части учета материальных запасов применяют соответствующие положения инструкций N 157н*(1) и 162н*(2). В Инструкции N 157н приведены общие правила учета указанных активов (состав, формирование фактической стоимости, правила выбытия, поступления, внутреннего перемещения, группировки и аналитического учета материальных запасов). В Инструкции N 162н приведен конкретный перечень счетов учета материальных запасов и методология отражения операций с материальными запасами.
Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье. В соответствии с п. 99 Инструкции N 157н материальные запасы можно разделить на четыре группы: – предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; – готовая продукция; – товары, предназначенные для продажи; – материальные ценности независимо от их стоимости и срока службы по закрытому перечню, приведенному в п.
99 Инструкции N 157н. Примечательно, что часть перечня материальных ценностей, относимых к материальным запасам независимо от их стоимости и срока службы, знакома бухгалтерам казенных учреждений, поскольку она была приведена в п. 51 Инструкции N 148н. Справедливости ради стоит отметить, что Инструкция N 148н не содержала такой группы материальных запасов, как материальные ценности независимо от стоимости и срока службы. Упомянутая часть перечня была представлена самостоятельными позициями (мы не будем приводить их в данной статье).
Остановимся на позициях, впервые поименованных как материальные запасы: – лесные дороги, подлежащие рекультивации; – спортивная одежда и обувь; – готовые к установке строительные конструкции и детали; – оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки; – инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов; – драгоценные и другие металлы для протезирования; – спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ до передачи его в научное подразделение; – материальные ценности специального назначения.
Выдача посуды в эксплуатацию бюджетный учет
Поступление иного имущества — столовой посуды, приборов, столового белья — предприятие общественного питания может либо учитывать на соответствующих субсчетах второго порядка, открытых к субсчету 10-9, либо предусмотреть для этого отдельные субсчета первого порядка (10-12, 10-13, 10-14).
Инфо Если посуда, используемая в госучреждении или ресторане госучреждения, изготавливается на нем же, то ее стоимость определяется по учету затрат, связанных с ее изготовлением. Безоплатное поступление матзапасов от различных подчиненных учреждений также должно учитываться. Если посуда не принадлежит госучреждению, но используется ним в согласно договору, то такая стоимость учитывается по полной сумме, указанной в договоре.
Если посуда приобреталась за валюту, то оценка производится в отечественной валюте по курсу, указанному Центробанком, на момент оплаты. Списывается посуда по ее реальной стоимости за каждую единицу или по средней реальной стоимости. Управленческая посуда Приход по накладной 010506340 030234730 Передача на использование (стоимость списывается с баланса): — казенными предприятиями 140120272 110506440 — бюджетными и автономными компаниями 2(4,7)10960272 2(4,7)10506440 Одноразовая посуда Приход по накладной 010506340 030234730, 020834660 Передача в производственный процесс по Ведомости на отпуск материальных ценностей (форма 0504210) (стоимость списывается): — казеными предприятиями 140120272 110506440 — бюджетными и автономными компаниями 2(4,7)10960272 2(4,7)10506440 Материально-производственными запасами признаются:
Отражение в учете хозяйственных операций производится в зависимости от возникновения реальных фактов. В данном случае это могут быть закупки продуктов для проведения конкретно одного мероприятия (например, официального приема) либо для нескольких (проведение переговоров только с буфетным обслуживанием без организации официального приема).
Закупка продуктов для проведения официального приема (завтрака, обеда, аналогичного мероприятия) заранее не производится. Расходы на обслуживание представителей других организаций (представительские расходы) с целью отражения их впоследствии в составе представительских расходов и в налоговом учете целесообразнее осуществлять для каждого такого мероприятия отдельно, поэтому отнесение их на расходы в бухгалтерском учете торговой организации возможно непосредственно на счет 44 «Расходы на продажу» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
В случае систематического использования этих продуктов в рамках буфетного обслуживания участников во время переговоров (и при коротких перерывах) с целью сотрудничества предварительная закупка кофе, чая, печенья, сахара, воды оправдана. Закупка подобных продуктов может быть осуществлена, например, в размере среднемесячных нужд (по смете), а в некоторых случаях возникнет переходящий остаток (если планируемое число переговоров не состоится). Для отражения таких хозяйственных операций должен использоваться счет 10 «Материалы», ведь эти продукты одномоментно не расходуются, а факт хозяйственной операции по расходу должен быть отражен на дату согласно первичным документам (по обслуживанию участников переговоров). Требование-накладная выписывается на определенное должностное лицо, ответственное за материальное обеспечение переговорного процесса (определяет его руководитель по приказу).
Спорные ситуации по представительским расходам
Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.
Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.
В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).
Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).
Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.
Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).
Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).
Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.
Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками.
НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.
В бухгалтерском учете списание представительских расходов не ограничено. Поэтому у компаний, которые применяют ПБУ 18/02, могут возникать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Учет представительских расходов: проводки на примере
Оружейная компания ООО «Крона» провела презентацию для заинтересованных в выпускаемой продукции представителей сторонних фирм. В программу встречи включены мероприятия:
-
презентация в бизнес-холле;
-
посещение музея холодного оружия;
-
ужин в ресторане;
-
размещение гостей в отеле;
-
доставка их на вокзал.
Для оплаты ужина, проживания гостей и билетов в музей коммерческим директором получены наличные в сумме 40 000 руб., по другим пунктам средства перечислены в безналичном порядке.
Фактические расходы по проведению встречи составили:
-
аренда помещения — 29 500 руб. (в т.ч. НДС 4500 руб.);
-
стоимость билетов в музей — 4500 руб.;
-
ужин в ресторане — 22 000 руб.;
-
проживание в отеле — 7500 руб.;
-
транспортные расходы —2650 руб.
Учитывающие представительские расходы бухгалтерские проводки будут такими:
|
Операция |
Д/т |
К/т |
Сумма |
Основание |
|
Выдача наличных под отчет |
71 |
50 |
40 000 |
РКО |
|
Оплата аренды зала |
60 |
51 |
29 500 |
Выписка банка, счет |
|
Учтены расходы по аренде |
26 |
60 |
25 000 |
Договор, акт |
|
Входной НДС |
19 |
60 |
4500 |
Счет-фактура |
|
Стоимость посещения музея |
26 |
71 |
4500 |
Авансовый отчет с приложением оправдательных документов |
|
Стоимость ужина |
26 |
71 |
22 000 |
|
|
Оплата расходов проживания |
60 |
71 |
7500 |
|
|
Списаны представительские расходы по проживанию партнеров в отеле |
26 |
60 |
7500 |
Договор, акт |
|
Оплата услуг транспортной фирмы |
60 |
51 |
2650 |
Выписка банка, счет |
|
Учтены расходы по доставке |
26 |
60 |
2650 |
Договор, акт |
|
Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетной суммы (40000 – 22000 – 4500- 7500) |
71 |
50 |
6000 |
ПКО |
Налоговый учет представительских расходов
В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие. «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.