Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовить документы по охране труда?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
- Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
- Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
- Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
- Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
- Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
- Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
- Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
- Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
- Дата проведения тренировки
- Время ее начала с момента подачи сигнала о пожаре
- Время окончания тренировки
- Количество человек, которые принимали участие в тренировки
- Замечания, которые были выявлены в ходе тренировки по эвакуации
- Подпись руководителя тренировки
| Дата проведения тренировки | Время начала тренировки с момента подачи сигнала о пожаре | Время окончания тренировки | Количество человек, принявших участие в тренировке | Замечания | Подпись руководителя тренировки |
Ответственность за отсутствие
К нарушениям правил пожарной безопасности законодатель относит непроведение инструктажей, соответственно, отсутствие журнала учета. Ответственность определена в ст. 20.4 КоАП РФ.
За нарушение грозит штраф в сумме:
- 150 000–200 000 рублей — для юрлица;
- 6000–15 000 рулей — для должностного лица;
- 20 000–30 000 рублей — для ИП.
Нарушение правил пожбезопасности при введенном особом противопожарном режиме увеличивает сумму до размеров:
- 200 000–400 000 рублей — для юрлица;
- 15 000–30 000 рублей — для должностного лица;
- 30 000–40 000 рублей — для ИП.
Основные требования к оформлению записей, ведущихся соответствующим образом, необходимы для того, чтобы исключить подделку документа посредством выставления неправильного числа создания документа, либо избавления от документа, который изготовлен ранее.
Именно поэтому, журнал должен быть составлен и изготовлен следующим образом:
- журнал учета должен быть прошитым;
- должна быть соблюдена полная нумерация листов, начиная с первого и заканчивая последним;
- в конце него должна быть фраза, в которой говорится о том, что он прошит и пронумерован определенным количеством листов (в зависимости от документа), а также инициалы и личная подпись директора;
- под подписью директора должна располагаться печать самой организации.
Что касается обложки, то большой роли не имеет, будет ли она твердой или мягкой. Конечно, оптимальным вариантом является все-таки твердая обложка, в плане сохранности самого документа, ведь он хранится на протяжении 75 лет, т.е. точно такого же срока, что и сами документы, которые были учтены.
Для заполнения применяют установленную Приказом № 806 форму. Используя ее, допустимо вносить сведения обо всех видах обучений. Одновременно законодатель не запрещает вести такую форму для каждого отдельного вида.
Инструкция, как правильно заполнять журнал учета противопожарных инструктажей:
- Указать на обложке название учреждения, даты начала и окончания ведения.
- В таблицу внести следующую информацию:
- дату проведения ППИ;
- вид инструктажа;
- Ф.И.О., профессию, должность обучаемого работника;
- Ф.И.О., должность инструктора, сведение об удостоверении;
- сведения о прохождении практической части обучения.
- Завершаются сведения обязательными подписями обоих участников процесса.
Записи вносят, не допуская исправлений. Пустые строки между записями не допускаются. Графы по строкам заполняют в обязательном порядке без пропусков.
Журналы по охране труда
Контроль за состоянием условий и охраны труда в организации должен осуществляться постоянно. По его результатам заполняется единый журнал трехступенчатого контроля по охране труда или же ведутся два отдельных журнала. В первом учитываются результаты проверок 1-го и 2-го уровня, во втором – 3-го уровня. Проверка по 1-му уровню осуществляется руководителем подразделения совместно с общественным инспектором по охране труда ежедневно. По 2-му уровню проверка с целью устранения выявленных недостатков проводится еженедельно. По 3-му уровню проводится ежемесячная оценка рабочих мест специально созданной комиссией по охране труда во главе с главным инженером предприятия. Подробнее>>>
Какие журналы по охране труда должны быть в организации в обязательном порядке в 2022 году? Полный их перечень зависит от специфики деятельности предприятия. Список журналов, которые потребуется оформить в общем случае, и их образцы приводим в данной статье.
Комплектация уборочного инвентаря для медицинских учреждений по СанПиН в 2023 году, хранение в подобающих условиях так же важно, как и сама уборка в медицинских учреждениях. Санитарные правила создаются и соблюдаются, чтобы предотвратить распространение вирусно-бактериальных инфекций. Персоналу медицинских клиник необходимо соблюдать гигиену, а для этого комплектуют не только нужный уборочный инвентарь, но и качественный, безопасный в соответствии с критериями объектов здравоохранения, типами, маркировкой и требованиями к его применению по СанПиН. Моют полы, выполняют влажную уборку с помощью:
- ведер;
- половой ветоши;
- уборочных тележек;
- стяжек-сгонов;
- веников;
- скребков;
- щеток;
- лопат для чистки двора и входных ступеней в больницу.
Ставки налога на профессиональный доход
Устанавливаются две ставки, по которым будет начисляться профессиональный доход (п. 191 ст. 1, ст. 381−2 проекта НК-2023).
10% в отношении профессионального дохода, полученного от:
- физических лиц (независимо от его размера);
- иностранных организаций и иностранных индивидуальных предпринимателей (независимо от его размера);
- белорусских организаций и белорусских индивидуальных предпринимателей в размере, не превышающем 60 000 белорусских рублей в целом за год.
20% в отношении профессионального дохода, полученного:
- от белорусских организаций и белорусских индивидуальных предпринимателей, в размере, превысившем 60 000 белорусских рублей в целом за год;
- при выявлении налоговым органом факта получения плательщиком дохода без формирования чека посредством приложения «Профналог».
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)
| Мероприятия по ОТ | Какие локальные акты нужно разработать работодателю |
|---|---|
| Функционирование Системы управления охраной труда | |
| 1 | Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы): а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ; б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда; в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда; г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов; д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда; е) планирование улучшений функционирования СУОТ; ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда; з) управление документированной информацией СУОТ. Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда: а) порядок управления профессиональными рисками; б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты; в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда; г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры; д) организация работы комиссии по охране труда; е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда; ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п. |
| 2 | Отчет о проведении оценки профрисков: а) перечень (реестр) опасностей; б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска; в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску; г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков. |
| 3 | Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников |
| 4 | Отчет по мониторингу функционирования СУОТ |
| 5 | Предварительный Анализ состояния охраны труда |
| 6 | Политика в области охраны труда |
| 7 | Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками |
| 8 | Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты |
| 9 | Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно |
| 10 | Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов |
| Специальная оценка условий труда | |
| 1 | Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 2 | Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 3 | График проведения специальной оценки условий труда |
| 4 | Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда |
| 5 | План мероприятий по улучшению условий и охраны труда |
| Медицинские осмотры (предварительные и периодические) | |
| 1 | Приказ об организации медосмотра |
| 2 | Утвержденный список лиц на медосмотр |
| 3 | Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию |
| 4 | Календарный план медосмотра |
| 5 | Направления на медосмотр |
| 6 | Журнал учета направлений на медосмотр |
| Обучение по охране труда | |
| 1 | Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте |
| 2 | Программа вводного инструктажа по охране труда |
| 3 | Инструкции по охране труда |
| 4 | Программы первичного инструктажа по охране труда |
| 5 | Программы специального обучения по охране труда |
| 6 | Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда |
| 7 | Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников |
| 8 | Протоколы проверки знаний требований охраны |
| 9 | Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте |
| 10 | Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда |
| 11 | Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя |
| Организация работ с повышенной опасностью | |
| 1 | Планы производства работ |
| 2 | Технологические карты |
| 3 | Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты |
| 4 | Журнал учета работ по наряду-допуску |
| 5 | Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ |
| 6 | Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 7 | Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 8 | Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию |
| 9 | Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию |
| 10 | Программа стажировки на рабочем месте |
| 11 | Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой |
| Выдача СИЗ | |
| 1 | Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ |
| 2 | Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи |
| 3 | Копии сертификатов и деклараций о соответствии |
| 4 | Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции |
| 5 | Личные карточки учета выдачи СИЗ |
Утеря документов по охране труда
Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.
Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.
Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.
Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.
Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений по охране труда
Форма такого журнала законом не регламентирована, поэтому его можно оформить в виде обычной отпечатанной в типографии книги формата А4 (с учетом ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.8‑2013).
Все графы в журнале должны заполняться, пропуски строк и помарки недопустимы. Исправления могут делаться обычным в делопроизводстве способом — путем зачеркивания и написания рядом правильной надписи с заверкой подписью работника, ответственного за ведение журнала.
Перед началом заполнения все страницы журнала надо пронумеровать, начиная с титула, и прошить. На титульном листе указываются название предприятия, даты начала и окончания его ведения.
Какие журналы по охране труда должны быть в организации
Работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.
Эти документы одними из первых просматриваются инспекторами ГИТ при плановых или внеплановых проверках — они являются подтверждением того, что организация выполнила свои обязанности по обучению работников и их ознакомлению с требованиями охраны труда. Инженеру по охране труда нет необходимости самостоятельно разрабатывать форму того или иного журнала — все они утверждены специалистами Минтруда, ведутся в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения», и их шаблоны доступны для скачивания в библиотеке документов Attek group.
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Особенности бухгалтерского учета в бюджетных организациях
В бюджетное законодательство на ежегодной основе вносится целый ряд изменений и дополнений, которые напрямую связываются с регулированием порядка применения бюджета, ведения учета и с составлением соответствующей отчетности. В данных рамках стоит в деталях рассмотреть перечень нормативной документации для учета в бюджетных организациях в 2022 году.
Что касается заместителя главы отдела по материальной части, то соответствующее уполномоченное лицо производит учет основных средств и заполняет карты на каждый конкретный имущественный объект, ведет учет амортизации и прочих ценностей материального характера. Стоит отметить, что данный сотрудник отдела бухгалтерии может осуществлять вместо главы отдела нанесение индивидуальных номеров инвентаря на объекты основных средств.
Перечень журналов по охране труда, которые должны быть на предприятии
Журналы, которые должны быть в организации по охране труда (ОТ), – это документы, с помощью которых можно оперативно контролировать мероприятия, связанные с обеспечением безопасных условий труда. Точный их список зависит от того, в какой именно сфере деятельности работает предприятие, и специалисты каких профессий присутствуют на нём. Однако есть некоторые журналы, которые на производстве требуются всегда. Разберёмся же, что именно входит в перечень, в каких случаях могут потребоваться дополнительные документы, и кто должен заниматься их хранением и заполнением.
- Журнал допуска электриков к работе с высоким напряжением.
- Документ, фиксирующий медосмотры водителей перед рейсами.
- Реестр допуска к работам, относящимся к классу повышенной опасности.
- Журнал учёта огневых работ.
- Журнал выдачи защитных средств (очков, касок, респираторов, страховочных поясов и т.д.).
- Журнал проверки состояния средств индивидуальной защиты.
- Журнал выдачи удостоверений сотрудникам, прошедшим дополнительное обучение в соответствующей области и т.д.
Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации
- положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
- должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
- инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
- альбом форм документов по учету кадров;
- положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
- положение о персонале;
- коллективный договор.
Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.
Обновления документов по охране труда в 2021 году
К проведению таких работ допускаются только специалисты, имеющие соответствующую квалификацию и прошедшие специальный инструктаж и проверку. Унифицированная форма утверждена Приказом №328н Минтруда РФ от 24.07.2021 года. В случаях, когда основанием для проведения работ является заказ-наряд, в журнале заполняются все графы. Когда основанием является распоряжение, графу 2 следует оставлять пустой.
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
1) эпизодические изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);
Правила ОТ в ЖКХ (Приказ Минтруда России от 29.10.2020 № 758н) распространяются только на определенных объектах ЖКХ.
Формируют правила по ОТ на предприятия, а также на объектах ЖКХ. К подобным объектам можно отнести жилой фонд, общежития, гостиницы, дополнительные сооружения, оборудования для пляжа и бассейнов, и объекты, которые задействованы в газовой, тепловой сфере, электроснабжении и т.д. Работы в области вобоснабжения и водотведения, цехи, гаражи, склады, объекты культуры, спорта и т.д. Подобные правила обязательны для исполнения независимо от формы деятельности объекта, которые проводят работы в области ЖКХ.
Внеплановый инструктаж нужно проводить после издания приказа по ОТ. Подписанный приказ, нужно зарегистрировать и заверить руководителем предприятия. Если приказ не подписан, то у специалистов по ОТ, нет необходимости проводить инструктаж, а также нет возможности отчитаться перед инспекторами о его проведении.
Для внепланового инструктажа в приказе обязаны быть отмечены такие сведения: когда проводится инструктаж по ОТ; где он будет проведен; количество работников, для которых проводится инструктаж по ОТ; контроль за выполнением документа. Внеплановый инструктаж должен проводить руководитель предприятия. Каждый сотрудник, обязан пройти обучение по ОТ в организации. В данном случае, лучшим вариантом будет Институт Прогрессивных Технологий, который имеет право заниматься обучением по охране труда и получил аккредитацию Минтруда.